教练式组长进阶跃升之道（一）——高效时间管理

 

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一个职业人，决定他长期绩效的最重要因素是什么？一个人，决定他一生取得的成就总量的最重要因素又是什么？

 

很多人的回答是“才能”或“能力”，但管理学大师彼得·德鲁克经过多年的研究之后却得出一个几乎完全相反的结论，那就是：“有才能的人往往最为无效，因为他们没有意识到才能本身并不是成果……一个人的才能，只有通过有条理、有系统的工作，才能产生效益。”因为有才能而没有系统的工作，就像汽车有燃料而没有引擎，或许烧得很旺，却哪都去不了。

 

很多管理学研究发现，某些天赋和能力都不突出的人常常取得惊人的成绩，他们就像龟兔赛跑中的乌龟一样，紧紧锁定目标，用看似缓慢的步伐前进，最终赢得了长期的比赛。

 

这些才能和能力都不突出的人靠什么成功？他们靠的“有条理、有系统”的工作方法，而其中最重要的，就是“掌控自己的时间”，即有效的时间管理方法。

 

01.

认识有效时间管理的重要性

 

时间是一种稀缺资源，不可替代、不可再生，我们是无法管理时间，我们能做的只有管理好自己的工作、自己的意识、言语和身行。

 

在平时的工作与生活中，人难免会遇到自顾不暇的时候，一天过后回过头看工作的产出成果时，会发现工作效率低下，什么收获都没有，甚至都不知道自己做了些什么，那么，在忙忙碌碌中时间都去哪里了呢？

 

其实，出现这种情况最主要的问题就是没有有效运用时间，只顾埋头做事，不会抬头看路，缺乏创新思考，对纷繁的工作任务安排在行动前没有计划性、主次性区分。

 

因此，面对大堆纷繁琐事需要完成时，我们首先需要做的，就是根据事情的急缓程度进行梳理，逐一排序，并按计划有序严格执行。事实证明，有效的工作安排计划，会避免不必要的重复或遗漏，减少无谓的时间浪费，工作效率也将成倍提升。

 

02.

千万别在错误的道路上飞奔

 

在错误的道路上飞速奔跑，跑得越快，反而离目的地越远。

 

如果把人生或工作比喻成赶路，那么赶路的速度就是“效率”，而选择走路的方向和赶路的工具则是“效果”。如果方向错了，走再快又有什么意义？如果工具选择错了，比如明明可以选择用汽车，但偏偏要选择跑步，这时想要快速到达目的地，就得付出更大的代价。

 

要在工作和生命中取得成功，“效率”和“效果”同样重要。时间管理不单单为了提升做事的速度，更重要的是帮助我们分清事情的轻重缓急，决定哪些事需要做，哪些事需要多投入时间，哪些事可以延迟做，哪些事可以干脆不做。

 

（一）学会区分哪些事值得优先做

 

著名管理学专家史蒂芬柯维提出“时间管理四象限”的任务区分法,目的是帮助我们把时间用在最重要的事务上面。根据这种理论,我们可以把所做的事按照重要性和紧急性分成四类。

 

 

说明:

 

（1）表中的紧急性是指必须立即处理，比如组员跑过来问问题，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不暂时放下工作听他说。一般来说，急迫之事通常推诿不得，但不一定重要。

 

（2）重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。但一般人往往对燃眉之急即刻反应，对重要而不紧急之事却往往不够重视。

 

第一类任务既急迫又重要。紧急支援、现场帮助、客户投诉、有严格完成期限的报告……这些都属于这个范围。这类事务须马上处理，但过多此类事务会使人长期处于高压力状态下，很容易使人精疲力竭，对工作、生活和身体产生不利影响。

 

第二类任务包括长期的规划、防范性的措施(如有助于减少投诉的措施)、提升团队的整体效能等等，把这类事情处理好了，很多第一类事情往往可以避免。比如，把组员培养好了，就不需要经常帮组员收拾烂摊子；客服人员的沟通能力提升了，客户投诉就会变少；完成业绩的计划做得好又执行得好，月底就无须心急火燎地冲业绩……相反，这类任务若没处理好，早晚会变成第一类任务。

 

第三类任务急迫但不重要，这种任务的最大特点是这些工作往往是其他人施加给你的。它们之所以紧急，是因为对别人重要，所以他们会追着你要结果。记住，这些工作往往只对别人重要，对你却不重要，所以别花太多时间在这些事上面。

 

第四类事务不重要也不急迫，但可能比较有趣。比如跟同事传一些八卦新闻、读广告单张、做白日梦、刷朋友圈……这些事没有压力，也很好打发时间，但对实现目标毫无用处。最要命的是，把太多时间投入到这种事务会让你内心产生空虚感和罪恶感。

 

（二）学会有效掌控时间的三个步骤

 

德鲁克发现，高效能人士开始工作的时候，一般会先从时间安排上着手。他们会认真了解自己的时间用在什么地方；然后对活动进行调整，减少非生产性工作所占用的时间；最后，他们会将“可自由运用的时间”进行统一的安排，集中成大块连续性的时段，用来处理重要的工作。这其实就是前面的“做正确的事”的具体应用。

 

这三个步骤，可称为“掌控时间的三个步骤”：

 

▪ 记录时间使用情况

▪ 删减活动

▪ 统一安排时间

 

03.

像打理金钱那样打理时间

 

人的生命由时间构成，你失去的每一秒钟，其实都是你生命的一部分的流逝。了解自己如何使用时间，你可以有效管理时间和生命。

 

德鲁克非常推崇时间开销记录。他辅导每一位CEO，要求他们花时间记录自己每天的时间都用到了哪些地方。根据他的经验，基本上所有的CEO看到时间记录的时候都会大吃一惊，他们没想到自己每天会浪费那么多时间在无关紧要的事务上面。

 

做时间开销记录，不仅仅是CEO才需要做的事。无论现在的岗位是什么，做时间记录，都能够帮助你认识自己目前的状态，并帮助你走向成功。

 

时间开销记录有很多种做法，比如有人从早上睁开眼睛一直到睡觉都喜欢做记录，有人只做工作的时间记录，甚至有人只做要事的记录。有人几十年都坚持记录从无间断；有人每个季度做一个月；有人每分钟做什么都记录；有些人每隔15～20分钟才记录一次，还有些人是以事件为中心作为记录（几点都几点做什么）。

 

所有这些方法，都有成功的案例，坚持下来都能帮助到你。所以，最适合你、能够让你坚持下来的方法就是最好的方法。

 

当然，在开始做时间开销记录的时候，有些原则有必要了解一下。

 

（一）端正好自己的心态

 

做时间记录是为了了解自己的真实情况，所以不要尝试只记录那些效率很高、做得很精彩的事项，而略过那些效率不高，甚至失败的事项。开始的时候，你要用一种“旁观者”的心态去留意自己到底在做什么，然后记录下来。另外，你还需要留意，记录时间开销是为了后续的改善，时间开销记录这件事本身没有什么价值，所以别在“如何记录得更完美”这样的问题上面浪费时间。

 

记住，时间记录只是你的工具和桥梁，不是你的目的地，所以越简单、越简洁越好，尽量别把这件事本身变成负担很重的工作。

 

（二）发明自己的记录系统

 

诚如前面所言，在如何记录方面，不同的人也有非常不同的做法。所以你需要找到最适合你的记录方法。

 

有些人喜欢记录开始的时间和工作的延续时间，比如：

 

09:00查收邮件，并回复了部分重要邮件（15分钟）

09:20写年度工作报告大纲（40分钟）

10:00休息（游走管理，15分钟）

10:30处理工单（30分钟）

 

有些人喜欢记录事件的延续时间，比如：

 

09:00-09:15查收邮件，并回复了部分重要邮件

09:20-10:00写年度工作报告大纲

10:00-10:15休息，游走管理

10:30-11:00处理工单

 

从上面的记录你可以看到，有时两条记录之间会有空档。如何处理这个问题？一般来说，20分钟以内的空档有时可以忽视。你不是机器，很多时候从这件事转向另一件事的时候会有一些状态调整、小休、上厕所、等候、喝水的时间。这些时间你不需要非记不可。记住，别把自己变成时间记录控。

 

（三）持之以恒坚持记录

 

根据我们的经验，95％以上的人做完一个星期的记录之后，第一反应就是觉得记录“惨不忍睹”。这包括两方面的原因：记录下来的内容令你大吃一惊兼惭愧不已；二是记录的形式也让人惭愧不已——你会发现时间记录残缺不全，因为很多时候会因各种原因忘记记录。

 

面对这种情况怎么办？我的答案是坚持是最好的应对。

 

做时间开销记录，本身就是为了发现自己可以挖掘的潜力，因此你的时间使用得不好，恰恰说明你还有很大的提升空间。因此，如果你发现自己的时间用得一塌糊涂，赶紧庆祝一下，因为你知道自己只需要稍微调整一下时间使用方式就能够比目前成功很多倍，你比旁边那个活得混混沌沌的家伙幸运多了。时间开销记录就是你击败竞争对手、走向成功的秘密武器。

 

如果你经常忘记记录，也不要紧，多坚持两三周，你自然会养成本能的反应——做完一件事你很快就会习惯性地记录下来。然后，你会发现自己对时间的掌控能力在不断地提升，你会越来越有信心，你的自控力会越来越强，然后你会神奇地发现你越来越懂得如何跟浪费你时间的客户打交道，你对棘手工作的处理能力也会越来越强。

 

记住，坚持做，即使不完美，也比什么都不做好。

 

（四）养成习惯定期分析

 

数据如果只是记录，作用不会太大。数据需要分析，才能够把其最强大的力量引发出来。所以，开始做时间记录的时候，最好一周简单分析一次，以后可以一个月分析一次。

 

不过要记住，分析也有个度，大致分析出主要的几项活动的时间使用状况就好（比如辅导员工、游走管理、与员工谈心、自己打电话、处理行政性工作、刷朋友圈等），别陷入“追求完美”的陷阱。另外，由于分析需要一定的时间，所以分析也不需要太频繁。一般一年有两三次详细的分析就可以了。

 

（五）选择合适记录工具

 

“工欲善其事，必先利其器。”合适的工具能够帮助你更好地取得成功。

 

但找工具这件事，不能变成负担。很多人开始尝试一种新技能或新任务的时候，经常会犯“工具综合症”。他们典型的表现是这样的：

 

旱鸭子想学游泳。哦，游泳需要游泳衣、游泳帽，还需要潜水镜。于是旱鸭子上网了解各种品牌设备的优缺点。然后，他又搜索了各种培训班，还在视频网站上看了各种教学视频，欣赏了奥运冠军的优美泳姿。他完全陶醉在这个过程中，同时也了解到很多新东西。但一个夏天过去了，旱鸭子仍然还是旱鸭子。

 

整体来说，好的工具应该是便于携带、容易使用、可靠。比如，有些人喜欢用笔和纸（可以放到口袋里的小日记本），有些人喜欢用手机软件，还有些人喜欢用电脑里面的“记事本”,不管用什么，记住工具本身绝对不能变成负担。

 

04.

学会删减低效能的工作

 

对时间进行三四周的记录之后，你就可以开始删减不重要的任务了。

 

（一）应用四象限法区分任务

 

根据前面介绍的时间管理四象限法，管理学专家对不同的任务作出了以下的建议：

 

 

如果留心观察，你会发现绩效最差的组长一般最喜欢做的就是第三和四类事务，而绩效最好的组长往往花最多的时间在第二类任务，其次是第一类任务。可以说，他们过的才是真正有意义、负责任的生活。

 

因此，组长必须养成一种习惯，就是学会列出垃圾活动清单（请参考上面的四象限列表）,然后在工作中尽量避免被低价值的活动占去太多的时间，这样才能既保证业绩，又保护自己不被工作吞没。

 

在清理垃圾活动的时候，最需要警惕的是第三类工作。对很多人来说，这类工作特别有吸引力：它们比较紧急，能够让你忙起来，让你保持一种虚假的工作很忙碌很充实的感觉，因此很多人习惯借这类工作逃避更重要更难处理的工作（第二类任务）；另一方面，它们似乎很急，你似乎难以拒绝，因为你不想得罪客户或同事，你也希望别人喜欢你。

 

怎样才能摆脱这种吸引力呢？问自己两个问题：

 

（1）被人喜欢重要还是绩效达标重要？

（2）如果这件事不做的话，会有什么后果？

 

听从你内心告诉你的答案。记住，无论你怎么努力，你永远无法讨好所有的人，你也永远无法做好所有的工作，所以把时间留给最重要的工作吧。

 

（二）进一步删减低效活动

 

有些管理学专家认为，知识工作者“无论其等级或者职务如何，都可以把占用你1/4的时间所做的事情丢进垃圾箱，而别人是不会发觉的。”因此，你正在从事的工作肯定会有很多是可以删减的。

 

进行删减的时候，你重点要找出下面这两种任务并处理：

 

1.找出浪费时间的活动

 

为了找出这种活动，你可以问自己：“对于我时间记录中的这项活动，如果我根本不做又会怎样？”对每一项任务进行筛选。

 

如果答案是“不会怎么样”，那就大胆地删除。你也许会担心删除太多会不会有问题，这个问题你不太需要担心，因为你一旦减得太狠，很快就会有人反映的。

 

2.找出可授权的事项

 

问自己：“在我的时间日志上，哪些活动其他人也可以做得很好，甚至更好？我能授权谁来做这些事情呢？在任务授权问题上，技术手段能够帮助我节省追踪时间吗？”

 

如果你发现没有人可承担任务，回到前面的相关章节，思考自己该如何一步步训练组员，帮助他们成长到可以帮你分担工作的程度。

 

（三）集中部分工作集中干

 

同类型的工作可以集中起来做，以减少处理的批次，提高处理效率并减少切换工作事项的热身时间。比如，你需要处理很多工单，除了一些特别紧急的工单需要马上处理之外，你完全可以每天找三四个时间集中处理工单，减少每次调整自己状态的时间。

 

集中往往也意味着限制你处理这些工作的频率。像查收邮件、处理工单、看微信这样的事务，你可以每天集中三四次处理，而不是太过频繁地处理。

 

05.

学会统一使用成块的时间

 

进行时间使用分析和活动删减之后，你需要分析究竟有多少时间可用于重要事务。换句话说，有多少时间是你可以自由支配的，又有多少时间可以用在确有贡献的要事上。

 

需要提醒的是，对于有多少可以自由支配的时间，你最好不要抱着太大的期望。有研究表明，很多管理者能够自由支配的时间往往只有1/4至1/3之间，其他2/3到3/4的时间往往需要用来处理一些不重要且不一定有意义的事，以及一些身不由己的事，如上级突然安排的工作事项、处理某些投诉、参加一些没有价值的会议等等。

 

但正因为可支配的时间不多，而你个人真正能够做出成效就靠这部分时间，所以更需要好好使用这些时间。

 

使用可自由支配时间时，你要问自己两个问题：

 

1.我有方法找出和整合个人可以自由支配的时间吗？如果有，是什么方法？我过去每星期能够抽出多长的个人自由支配时间呢？

2.在使用大块自由支配时间的时候，我是否根据四象限的法则设定了优先顺序？

 

时间是职业人最宝贵的资源，职业人要提高效能，时间管理应该是最先处理的事务。要做好时间管理，最关键由追求“效率”向追求“效能”转变，即由重视“正确地做事”向“做正确的事”转变。要达到这个目的，最重要的是学会分清哪些工作必须做，哪些可以不做。在这方面，柯维的“时间管理四象限”可以给我们很多的帮助。

 

了解了时间管理的关键之后，我们需要使用掌控时间的三个步骤对时间进行管理。首先，我们要记录自己的时间使用情况，明白自己每天的时间花在什么地方。然后，我们需要使用四象限的原则对一些不必要的活动进行删减，有些则可以授权给他人。第三，我们要统一使用成块的时间，把节省下来的时间用在能够带来效能的工作上。

 

掌握以上技巧能够帮助我们成为拥有条理性工作习惯的人。虽然这些技巧并不能保证帮助你解决一切关于时间管理方面的问题，但只要你能够熟练掌握上面的技巧和方法，你就可以更好地管理好自己的时间。这意味着你可以少做一点事，同时却能够带来更好的绩效。