让时间管理倍道而进

　　问大家一个问题：假如银行每天早晨向你的账户拨款8.64万元，在这一天你用光也好，分文不花也好，第二天你又会有8.64万元，不可累积也不能归你所有。请问：你会如何用这笔钱呢？

　　在上面的问题中，不难发现，我们每天有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。在我们的生活和工作中，正是因为我们对这8.64万秒的投资流向不同，时间回馈的礼物也完全不一样。尤其是我们作为公司的中高层管理者，职责不少责任重大，如何运用时间管理技巧，帮助自己完成分内事的同时又能实现自我的增值，是值得我们去深思的问题。让我们一起直面时间管理困境，谈谈我们应当如何解决时间管理的问题。

【困境一：事情太多太杂、一团乱麻。】

　　原因分别是：

　　1.缺乏对岗位职责清晰的认知。比如什么事情都大包大揽，哪怕是不属于自己岗位职责范围内的事情，甚至是自己能力范围外的事情也是一把抓。比如客服主管去运营店铺、去打新链接、去对接采销、去管理供应链。大家可能会觉得不可思议，疑惑为什么客服主管会做这么多事情，但是这个是小规模电商公司的常态。在这里不是让大家回避责任，而是要让大家充分评估自己手上掌握的资源以及自己的能力，是否足以让我们完成此类工作。尤其是当这些杂七杂八的额外工作已经影响你的本职工作的时候。

　　2.缺乏工作清单。每天凭借本能做事，或者给自己安排很多无关轻重的小事，填满自己的时间，用忙碌欺骗自己。不明确任务，总是无法按时交付结果，浑浑噩噩地度过了每一个工作日。等待月度总结的时候，经常一头雾水，忘记自己做过什么事，或者没有一件事拿得出手。

　　3.不懂得分事情的轻重缓急。凭借自己的喜好做事或者哪件事容易就做哪件事，对于自己工作缺乏规划性。这种想做什么就做什么，或者想到什么就做什么的行为，会让你的工作变得一团糟，什么事情都只是切入皮毛，始终没有办法完整高效地完成任务。

　　【解决方法】
　　
　　1.梳理岗位职责说明书，比如电商客服主管的岗位职责说明书一般如下：

　　①统管客服部工作，每个员工责任权利都明确，整理岗位说明书、接待规范流程；

　　②密切掌握项目动态，跟进主管周、月报，确保报告质量；

　　③做好与商家的沟通衔接，异常情况及时沟通解决；

　　④部门内部的人事管理，密切掌握客服人员的思想动态，调动工作积极性；

　　⑤安排主管的工作，充分调动其工作积极性，并逐步培养其独立工作的能力；

　　⑥打造优秀的客服团队，关注客服人员的基本知识技能，每个月不定期的对客服人员进行知识技能培训；

　　⑦制定出切实可行的客服管理制度；

　　⑧制定并根据平台考核项目或者重点提升项目更新客服绩效并对团队优胜劣汰；

　　⑨定期（周、月、季度、半年、年度）客服复盘会议，根据客服数据，如接待量、转化率、平响时间、满意度等进行分析，实行店铺诊断并输出相应的改善措施；

　　⑩跟进人员招聘进度。

　　2.设置工作清单。

　　每天晚上在复盘自己当日工作的时候，做好第二天工作的安排。这样第二天上班就能高效地投入工作，不用再苦思冥想自己今天要干什么。利用表格管理自己的日常工作事项，让自己更加清晰事情的进度。同时利用表格，记录自己本月完成的事项，以便下月进行复盘总结。

　　3.利用时间管理矩阵帮助自己分清事情轻重缓急。

　　①重要不紧急的事情定出时间待会做，比如目标/计划/各种沟通/培训工作/培养下属/知识管理/技能提升锻炼/体系搭建等防患于未然的事情；

　　②重要紧急的事情立即去做，比如燃眉之急的问题/任务/危机/客户投诉；

　　③紧急不重要的事情授权或另约时间再做，不要打断现有的工作节奏，比如任何非预约事项/干扰电话/微信/下属请示与报告/日常文件批阅/别人求帮忙；

　　④不紧急不重要的事情打发时间的时候做，比如看抖音视频/刷微博等浪费时间的行为。

　　4.学习先进先出法则。

　　把手头上所有要完成的任务按照你接受任务的先后排序，然后按照这个顺序完成事情。有些同学可能会说，我就是不会优先级排序才导致工作这么乱。是因为传统的时间矩阵法则是有缺陷的：

　　第一，优先级排序是一项复杂的决策活动，完全有可能出错；

　　第二，一个人工作混乱恰恰是因为他不知道如何排列优先级顺序；

　　第三，越是重要的事情，越可能拖延；

　　第四，即使你排对了优先级，但是那些位于优先级底部的工作，你仍然是需要完成的。

　　所以先进先出的法则，适用于无法进行优先级排序的同学。

　　5.批量化合并同类项，这是解决琐碎、同质任务必备法则。

　　第一，你可以把琐碎的任务固定同一个时间段，集中处理掉。比如你要对手上的30个客服进行绩效面谈，那么你完全可以选择2天时间，每天下午4点～6点就用来面谈员工。

　　第二，在即将着手一个大任务时，先集中做好材料准备工作。比如你要去做年度复盘的时候，在做PPT之前，你最好花一整天时间去做数据收集和数据分析，这样在做PPT的时候就特别顺畅。

　　第三，大任务做完了，复盘和总结的内容，可以一并梳理，避免重复工作。比如你在大促的时候，客服在接待，我们的客服主管完全可以利用这个时间，静下心来一边经历大促，一边做大促的复盘，就拿大促预测是否准确来说，你是当场就能看见结果的。

【困境二：工作被打断。】

　　原因是对上向上汇报欠缺、对下计划没有做好、授权不够、同事请求不敢或不好意思拒绝。

　　【解决办法】

　　1.掌控自己的精力，不要被人掌控你的精力，工作任务和工作节奏由自己主导，不要被临时的会议或者同事的请求打断自己的节奏。同时，精力有充电放电的过程，把握好可以充电的每一个时机，比如出差路途或者中午午休。不要沉默玩手机，而是要静心闭目养神，恢复精力。

　　2.遇到同事委托事宜，自己又很忙，该怎么处理？

　　①认可合理性-讲出难处（避免“但是”），提供其他路径；

　　②说明情况-再约时间；

　　③拒绝委托，不代表拒绝个人，态度坚定；

　　④决不通过第三人拒绝。

【困境三：拖延症。】

　　原因：

　　1.对于目前做的事不喜欢

　　2.过于追求完美，担心失败

　　3.和他人的情绪对抗

　　4.与自己的情绪对抗

　　5.被“能者多劳”“越多越好”的观念束缚

　　6.事情太多、压力太大“弦断了”

　　【解决方法】

　　1.给每项工作安排紧凑的时间，明确开始时间和截止时间，比如我要制作一个解决客诉的课件，开始时间是3月10日早上10点，结束时间是3月13日下午6点前。你要狠一点，给自己定交付时间，而不是一味地放过自己。不严格，是不能拿到满意的结果的。

　　2.不喜欢的事改变心态、学会放弃。可能在传统的认知里面，觉得“放弃”这个词充满了负面情绪，让人听了灰心丧气。但是在日常工作中，因为资源不匹配或者能力未达到的情况，确实有些事情是力所不能及的。这个时候不要责怪自己，学会放弃，是成年人珍贵的一课。

　　3.不要把喜欢的事情做过了头，过于追求完美。再喜欢的事情，不要一直做，达到交付结果就行了。就像我们念书时候的偏科现象，其实就是因为把喜欢的科目一直学，而忽视和放弃了那些自己不擅长、不喜欢的科目，最终导致我们的总分不高。

　　4.不要把难事往后拖。如果你总是把容易的事情先做，最终难事一件都做不成。

　　5.输出价值观：我不能有感性的烦恼。不要因为意识到自己有拖延症就一直责怪自己，心思都放在自责上面，自然就没有精力做事了。

【困境四：事必躬亲。】

　　原因：

　　1.喜欢做擅长的事情，底层原因就是想一直待在心理舒适区，希望通过完成擅长的事情拿到安全感，而不敢去挑战新事物。

　　2.找不到合适的人帮忙，授权不够或者对团队的赋能不够导致无人可用。

　　3.工作缺乏安全感、害怕被替代，觉得事情一旦交给他人完成，就会被超越或者替代。

　　4.担心其他人出错，不放心授权他人，总觉得别人没有自己熟悉，害怕他人会出错。

　　【解决办法】

　　就是要学会授权。

　　1.心理准备：平衡舒适圈与挑战圈、接受不完美、效率低、预留容错空间。

　　2.能力准备：不是指令性授权，而是责任型授权。举个例子：指令型授权，顾名思义，就是一个人对另一个人下达指令，具体到每一件事、每一个细节。比如你让一个人收拾会议室，你详细地告诉他每一件物品放置的位置、桌子应该摆放多少张、椅子应该摆放成什么样······事无巨细，一一交代清楚。责任型授权：顾名思义，就是定标准，按时验收结果即可。比如，同样是收拾会议室，你只需要告诉他现在你要按照图片的标准，在下午1点前收拾好即可。到时间了，你就去验收。

　　其实，真正让人成长的是责任型授权，因为指令性授权让人失去思考的机会，员工在接受指令之后，盲目执行即可。这样是无法获得真正的成长的。

　　我们不要做喜欢的事情，也不要做擅长的事情，而是要做有价值的事情。能够授权下属完成的事情，放心大胆授权，我们的时间应该放在有价值的事情上。比如客服主管不应该去做救火员，而应该思考团队人均产出问题，和如何创造客服部价值的问题。