会沟通在职场也是一种硬实力
沟通是我们日常生活中的一项核心活动。它不仅是我们与他人建立联系、传递信息和解决问题的关键,也是我们发展个人技能、提高工作效率和实现人生目标的重要手段。
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沟通为什么重要
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1.可以建立人际关系
我们通过沟通可以与他人分享我们的想法、感受和需求,同时也能了解他人的想法、感受和需求。通过双向沟通让彼此建立良好紧密的关系。
2.可以提高认知及知识储备
通过沟通可以传递和获得信息,交换有意义、有价值的讯息,便于提升我们自己的认知,增加我们的知识储备。
3.可以有效解决问题
当我们遇到问题时,我们需要与相关人员进行沟通,了解问题的本质、寻找解决方案并采取行动。有效的沟通可以帮助我们更快地解决问题,并避免因误解或沟通不畅而导致的冲突。
4.可以提高工作效率
当我们能够清晰地表达自己的想法、需求和期望时,我们可以更快地完成任务、提高质量并减少错误。同时,良好的沟通也可以帮助我们更好地协调团队成员之间的工作,以确保项目的顺利进行。
5.可以实现个人目标
无论是职业发展还是个人成长,我们都需要与他人进行有效的沟通,以获取支持、资源和反馈,并帮助我们更好地实现目标。
02
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沟通要想清楚才能讲明白
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在沟通中,你会遇到这种困扰吗?
为啥我总是才讲到一半,别人就打断我,不愿意听下去?明明我想说的不是这个意思,为什么对方总是误会我的话?为什么我总是说着说着就偏题扯远了,很难说到重点上?为什么我讲了大半天,为什么对方听完还是一头雾水,还是不知道我在讲什么?
产生这些困扰的本质,其实都源于一个问题——没有想清楚就开始沟通。所以,沟通前梳理思路是非常重要的。在沟通之前,我们需要明确自己的目的和意图,并考虑好要表达的内容和要点。这样可以帮助我们在沟通中更加清晰、有逻辑地表达自己的想法,并避免出现不必要的误解和冲突。同时,思考清楚也可以让我们更好地准备应对对方的反馈和问题。在沟通之前,我们还需要考虑以下几个方面。
1.充分了解沟通对象
洞察对方对这件事情的兴趣和顾虑,换位思考可以更好地理解对方的立场和观点,在沟通前做好应对方案,这样也有助于我们这次沟通达成目的。
2.需要用恰当的沟通方式
不同的沟通方式适用于不同的场合和目的。例如,面对面交流、电话、邮件等,需要根据沟通事情的重要程度评估。如果只是简单的诉求,一般通过文字、电话就能讲清楚。如果是重要的决策或有关系到责任的,那就需要口头+邮件双线进行。如果问题超过3个且需要讨论才能有决策,建议面对面会议沟通。
3.提前做好问题背景、诉求等相关资料
把本次沟通的问题背景、重要的过程及结论、诉求提前准备好,便于对方快速了解事情原委以及需求,提高整体沟通效率。
4.准备好解决方案和答案
在沟通之前,我们需要预测对方可能会提出的问题,并准备好相应的答案。同时,我们也需要准备一些问题来引导对话,以达成我们的沟通目标。
5.保持积极平和的沟通态度
沟通时需要保持积极的态度,尊重对方的意见和想法,尝试让对方说出具体的顾虑来解决问题,避免情绪化表达,如“你自己看着办吧!”“这是X总下达的命令,你自己和他解释吧!”这类不友好的对话。无论如何都要保持良好的沟通,即使事情升级,那我们也不至于被动。总之,沟通之前一定要先想清楚,想清楚才能讲明白!
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职场常见的沟通技巧
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作为中层管理,日常工作避免不了3种沟通场景。
1.向下沟通——对象是团队成员。
向下沟通是实现有效团队管理的重要环节。通过和团队的沟通可以增强团队凝聚力,并帮助管理者更好地了解员工需求和问题。
(1)透明且平等的沟通态度
认真倾听员工的想法,并且积极回应。保持平和、平等的沟通态度,认真倾听下属反馈的问题积极回应。
(2)明确表达清晰的指示和期望
不同的层级思考维度和宽度不同,在安排工作时,一定要表达清楚诉求和期望,最好让下属复述一遍以确保完全理解,减少反复修改的情况。
(3)定期进行沟通反馈
通过定期沟通,可以根据下属的工作表现和态度,提供具体、建设性的反馈及帮助,也能让下属更清楚了解到自己的工作情况,便于针对性地进行提升。
(4)多鼓励创新和独立思考
“授人以鱼不如授人以渔”,培养下属是作为领导的重要职责,鼓励下属提出新的想法和解决方案,并给予他们适当的自主权,让下属持续提升解决问题的能力。
(5)关注下属的个人发展和成长
了解下属的职业发展目标和需求,并为他们提供必要的培训和支持,培养好下属也是帮助自己发展的重要因素。
2.平级沟通——对象是协同部门。
平级沟通更多的是一个“说服”的过程,就是让对方愿意接纳你的想法和求助的过程,平级沟通可以参考亚里士多德提出的“黄金逻辑说服五步法”。
第(1)步:引起重视
基于数据与事实的陈述,表明问题的存在及严重性。例如“近期统计发现关于物流问题的负面评价已经超出了20%,基本问题集中在反馈包装破损,客户体验明显下降。”
第(2)步:设立需求
根据问题点延伸预判可能导致的严重情况,产生让对方必须要参与进来的需求。例如“物流问题持续严重的话,很可能影响店铺的销售,影响店铺产出及我们的绩效,而且后续提升的难度更大,现在我们一起想想办法改善吧。”
第(3)步:协同解决
基于对方的情况,尽可能地给予协助和建议。例如“包装问题确实可能涉及到成本增加,需要运营端一起讨论,你看我们今天下午组织一个会议,让运营端一起参与,评估一下当前增加包装的成本和销量影响的情况,我们一起确定下优化方案可以吗?”
第(4)步:展望未来
展示解决方案带来的美好前景和愿景。例如“按照这个解决方案,我们预估下个礼拜物流负面评价就能明显下降,这样我们当月指标不会受到影响,也能在月度汇报前让数据回升到正常水平。”
第(5)步:呼吁行动
会议中我们可以将每个端口需要做的事情、完成的时间等重要信息做好会议记录,大家就方案达成共识后就可以立刻行动起来。经过前面的沟通,对方已经感受到我们是希望一起解决问题的,后续只需要阶段性关注效果即可。
3.向上沟通——对象是上级领导。
想要在职场中能持续晋升和发展,向上沟通的能力和实际业务能力同等重要。向上沟通就是向上管理最好的法宝!那么具体该怎么做呢?
(1)洞察分析上级的风格
了解上级的工作职责、工作风格、优点和缺点,以及上级对你的期望。这样能确保我们在向上沟通时能和上级同频,沟通的事情能让上级认可并关注。
(2)确定沟通目的及诉求
在向上沟通之前,你需要明确沟通的目的和重点。这可以是请求特定的资源、提出建议、反馈问题或提供重要的信息。确保你清楚自己想要达到什么目标,以便在沟通中更加清晰地表达自己的想法。
(3)沟通前的计划和准备
向上沟通需要充分准备和计划。确保你对沟通的内容有清晰的认识,并准备好相关的数据、信息、案例等支持自己观点的材料。同时,也要考虑上级可能会提出的问题或反对意见,并准备好应对策略,最好带上2个不同的方案以备上级决策。
(4)认真倾听做好笔记
在与上级沟通时,要保持尊重和礼貌,不要打断或抨击上级的观点。同时,也要认真倾听上级的意见和建议,即使上级严肃批评也不要着急解释,先把个人情绪放到一边,认真分析问题,同时重点信息做好笔记,便于结束后同步纪要向上级确认。
(5)清晰简要表达
当有自己的观点或想法时,简洁明了进行表达。不要兜三转四,半天讲不到重点,领导的时间宝贵,同时也避免让上级感到困惑或难以理解被中途打断。
(6)提出解决方案
在向上沟通时,不仅要提出问题或反馈问题,还要提出解决方案或建议。这可以体现出你的积极性和对问题的认真态度,同时也能帮助上级更好地理解你的想法和需求。
(7)持续主动反馈
向上沟通后,要保持跟进落地,并且阶段性主动同步进度和结果。不要等到领导来问才说,不问不说。上级喜欢的人一定是凡事有交代,件件有着落,事事有回音的人,这样做也能展现我们的责任心和专业性。
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文 | 客户观察金牌作者 宋芳
来源 | 《客户观察》2024年5月刊电子刊P42-P49
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